Какие правила действуют при выдачи денег подотчет?

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача новых подотчетных сумм производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача наличных денег под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Следует избегать ситуации когда сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа церковь возмещает работнику потраченные средства.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета учет расчетов с подотчетными лицами организуется с использованием балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (дебет счета 71 кредит счета 50 «Касса»).
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции дебет счетов 20 «Основное производство»,либо 26 «Общехозяйственные расходы»

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).